仲学字〔2017〕24号
第一章总则
第一条为进一步加强学生档案管理工作，不断提高学生档案管理工作水平，实现学生档案管理标准化、规范化、科学化，充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，根据国家有关法律法规以及高校学生管理工作的相关要求，结合我校实际，特制定本规定。
第二条 学生档案是指学生进入高中学习之日起，到大学毕业这段时间个人历史的记载；是反映学生个人经历和德、智、体等各方面表现的历史记录；是用人单位了解毕业生学习、工作、生活、成长情况的真实依据。
存档材料主要包括：
（一）中学时期的材料，应包括入团入党材料、奖惩材料、中学毕业生登记表、政审表、体检表等。
（二）高考材料，应包括考生登记表、高考成绩表、政审表、体检表等材料。
（三）高校学生体检表、学籍卡、历年成绩表、毕业生登记表等。
（四）大学期间的奖惩材料：奖励材料主要是历年受二级学院以上表彰奖励，包括“优秀三好学生”、“三好学生”、“优秀学生干部”、“学习积极分子”、“文体积极分子”、“社会实践积极分子”以及其他单项奖励等事迹材料；处分材料是指警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍等材料；解除处分材料。
（五）大学期间的入团入党材料。
（六）其它相关材料。
第三条学生档案管理是指对反映学生个人经历和德、智、体等各方面表现的各种文件材料进行收集、整理和归（建）档，以及学生档案的利用、转递等管理工作。
第四条按照集中统一管理档案的原则，我校的本科生档案由学生工作部（处）进行集中保管；各有关部处、学院指定专人负责有关学生档案的收集工作，协助学生工作部（处）进行在校本科生档案的管理。
第二章 学生档案的收集、移交和归档
第五条新生入学后，各学院在对新生入学资格进行复查时，应认真核查新生档案材料与其身份证明、录取通知是否一致，档案材料是否齐全，如发现不齐全的，应通过学校招生部门，向该生原所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法补齐的，要在该生档案目录上注明。复查合格后正式建立学生档案，进行登记、编号，填写档案目录。
新生的团籍、党籍材料在复查时应取出，进行归类、汇总后分别交送团委、组织部保管。
第六条各学院按照学生工作部（处）的要求，对学生档案按照学号顺序进行清点，打印学生名单，移交档案清册，办理移交手续。新生档案移交后，由学生工作部（处）进行逐一排序入柜。
第三章学生档案的转递
第七条学生毕业（结业、肄业）、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，应当及时办理档案转递手续。
学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用信封，经严格密封后通过机要邮局寄送、转递，必要时可派专人送取，不得以普通函件邮寄或交由本人自带。
第八条转到其他学校学习的学生，有关学院应当在接到学生转学通知后及时办理学生档案转递，按规定寄发或送交。通过机要邮局寄发的，自寄发之日起1个月未收到回执者，学院应与档案接收单位联系，加以确认。
由其他学校转入我校的学生，有关学院在收到学生档案后要认真检查验收，经核对无误后及时将回执寄回对方。
第九条毕业生档案的转递，由学生工作部（处）学生就业指导中心统一部署，按以下规定进行。
1．正常毕业并纳入当年就业派遣方案的毕业生，其档案寄送至毕业生报到主管单位人事部门。
2．考取外校研究生的毕业生，其档案寄送至录取院校。
3．办理了暂缓就业的毕业生，其档案寄送至广东省高校毕业生就业指导中心代管2年。
4. 毕业生到就业单位报到后，应立即向报到单位查询本人档案是否收到，如未收到，应及时向学生就业指导中心反映。学生就业指导中心应认真负责查询毕业生档案转递去向。
第十条申请自费出国或主动申请退学的学生，其档案由所在学院征求学生本人意见后，按规定寄送至有关单位代管。
第十一条受退学、开除学籍处分的学生，其档案由所在学院寄送至学生家庭所在地。
第十二条当年未报到入学的本科生新生，其档案由所在学院转回生源所在地招生部门。
第十三条毕业生或其他离校学生的档案，在转递过程中因特殊原因造成档案遗失，有关学院应及时报告学生工作部（处），协调采取相应补救措施。
第十四条因故失踪、死亡的学生，或因学生出国等其他原因导致档案无法转递而滞留的，其档案由学生工作部（处）集中保存、代管。
第四章学生档案的查阅与使用
第十五条校内其他有关人员因工作需要查阅学生档案的，须提供所在部门出具的书面证明，经学生工作部（处）负责人批准后，在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。
校外人员因工作需要查阅学生档案，应当由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，经学生工作部（处）负责人批准后方可查阅，并按规定予以登记。
档案管理人员应当在查阅者归还档案时，认真核对、清点档案材料。
第十六条学生档案一般不予借阅，确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位出具证明，经学生工作部（处）负责人批准后办理借阅手续。
第十七条查（借）阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、增删、勾画、标记、抽出、撤换、污损、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。对所借档案或经批准复制的材料要严守机密，妥善保存。违者将追究有关人员的责任。
第十八条学生本人不得查阅个人档案。确有特殊原因（如毕业联系工作、办理出国手续等）需要复制有关本人档案证明材料，应当由学生本人书面申请，说明需要何种证明材料和使用意图，经学生工作部（处）负责人批准后，由档案管理人员按规定办理。
由他人代办的，需出具书面委托和代办人身份证明，方可按规定办理。
第五章学生档案的保管和保护
第十九条学生档案属需妥善保管的内部文件。学校要确定专门档案管理人员，完善档案管理硬件设施，提高档案保管与存放条件，确保学生档案的安全，维护学生档案管理的严肃性。
学生档案管理员应认真履行工作职责，学习档案管理法规，熟悉档案管理业务，严守档案工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。学生档案管理员如发生工作变动，应当及时做好档案管理工作的交接手续。
学生档案室须达到防盗、防火、防晒、防尘、防蛀、防鼠、防潮等要求，档案管理员应定期检查档案的保管情况，对破损或变质的档案，应及时修补、复制或作其它技术处理。
第二十条凡有违反有关档案管理规定，在工作中存在失职、渎职行为，造成学生档案缺损、遗失、泄密等危害和损失的，学校将按照规定严肃查处；情节恶劣、后果严重构成犯罪的，要追究当事人的法律责任。
第六章附则
第二十一条本规定适用于本校全日制普通本科生的档案管理，研究生档案管理可参照实施。
第二十二条本规定由学生工作部（处）负责解释。
第二十三条 本规定自发布之日起实施，《仲恺农业工程学院学生档案管理规定》（仲学字〔2007〕24号）同时废止。
